Es sorprendente, pero ya han pasado tres meses desde el inicio del año 2025 y, por ende, desde que establecimos nuestros objetivos anuales. Este es un momento clave para evaluar si estamos alcanzando nuestras metas o, por el contrario, necesitamos replantear nuestra estrategia. Ahora bien, ¿cómo podemos saber si estamos cumpliendo con nuestros objetivos de captación como agentes inmobiliarios?
La importancia del tiempo
Es cierto, han pasado tres meses. Sin embargo, debemos recordar que el proceso de captación en el sector inmobiliario puede ser más largo de lo previsto. Aunque la media para captar una vivienda se sitúe entre tres y cuatro semanas, algunos inmuebles se captan en cuestión de días y otros pueden tardar hasta dos meses o más.
Por eso, no debemos desanimarnos si no hemos alcanzado el número de captaciones planificadas. Si el resto de los indicadores son positivos, es probable que los resultados lleguen pronto. Además, el inicio del año, especialmente en enero, no es un periodo especialmente activo en la captación, ya que muchos propietarios están centrados en otros temas. Esta fluctuación debería estar prevista al definir los objetivos mensuales, siendo normal ajustar las expectativas, como por ejemplo, fijar un objetivo más bajo en enero y uno más ambicioso en marzo, cuando la actividad suele incrementarse.
El embudo o funnel de captación
El concepto de embudo (o funnel) es esencial para entender el proceso de captación. Este embudo se refiere a las diferentes fases por las que pasan nuestros clientes potenciales, y aunque el esquema básico es común, puede variar entre agencias o incluso entre agentes dentro de la misma oficina.
Se le llama embudo porque en la fase inicial, como la prospección, entran muchos contactos, pero a medida que avanzamos hacia la firma del encargo, el número de personas se reduce significativamente. El objetivo es manejar correctamente cada fase del embudo para asegurar una tasa de conversión adecuada.
Fase de prospección – Generación de contactos
La prospección es la primera etapa, donde nuestra misión es encontrar personas interesadas en vender su vivienda o que ya la hayan puesto en el mercado. Aunque ambos casos parezcan similares, hay diferencias: el primero se refiere a propietarios que aún no han dado el paso de anunciar su vivienda, mientras que los segundos ya han iniciado acciones de venta, como publicar en portales como Fotocasa, Idealista, Habitaclia, YaEncontre o Milanuncios.
Para cumplir con los objetivos de captación, debemos saber cuántos contactos necesitamos generar para avanzar a la siguiente fase: la visita de captación. Es crucial hacer llamadas de seguimiento para conseguir estas visitas y demostrar a los clientes cómo nuestros servicios pueden ayudarles a vender su propiedad.
¿Cuántos contactos debemos hacer al día?
El número ideal de llamadas diarias dependerá de varias variables: la habilidad del agente, la reputación de la agencia y las condiciones del mercado. En un ciclo económico favorable, como en el caso actual, donde hay más compradores interesados, captar viviendas puede ser más complicado, ya que los vendedores tienden a ser más exigentes.
Como media general, se recomienda realizar al menos diez llamadas diarias para asegurarnos de obtener una visita de captación. En función de las circunstancias, este número podría reducirse, pero nunca debería bajar de cinco llamadas por día.
La primera visita de captación
Una vez que conseguimos la tan ansiada visita de captación, debemos centrarnos en el cliente. Es fundamental entender cuál es su motivación para vender y cómo podemos ayudarle en el proceso. Este es el momento de hacer las preguntas clave que nos permitirán ofrecerle un servicio personalizado y detallado.
En cuanto a objetivos, lo ideal sería tener dos primeras visitas de captación al día, aunque un mínimo de una diaria es aceptable. Recuerda que cuantas más visitas realices, más posibilidades tendrás de convertirlas en encargos.
Segunda visita de captación
No todos los agentes realizan dos visitas para conseguir una captación, pero si en tu proceso incluyes una segunda visita, deberías utilizarla para presentar un plan de marketing, una valoración precisa del inmueble y resolver cualquier objeción del propietario.
Lo común es que aproximadamente el 30% de las primeras visitas se conviertan en segundas. Si no logramos este ratio, es necesario revisar nuestra presentación y ajustar los argumentos para obtener mejores resultados.
Firma del encargo
El momento culminante del embudo de captación es la firma del encargo. Aquí, es crucial no sólo presentar las condiciones del acuerdo, sino también transmitir confianza y profesionalismo para vencer cualquier resistencia del cliente.
Un buen indicador de éxito es conseguir al menos un 25% de conversiones en relación con las segundas visitas realizadas. Por ejemplo, si hemos hecho seis segundas visitas, deberíamos lograr al menos dos firmas de encargo.
Conclusión: medir y ajustar para el éxito
El objetivo final es lograr entre una y dos captaciones por semana. Esto asegurará que siempre tengamos productos interesantes en nuestra cartera y nos permitirá distribuir el tiempo eficientemente entre la captación y la atención a compradores.
Lo ideal es llevar un seguimiento estadístico de cuántos contactos, visitas y firmas necesitamos para cumplir con nuestros objetivos de captación. Así, podremos identificar qué fase del embudo debemos mejorar y optimizar nuestros resultados.